Open Space Konzepte fördern eine offene, abteilungsübergreifende Kommunikation und Arbeitsatmosphäre. Doch genau das birgt Risiken für den Datenschutz im Großraumbüro.
Übersicht
- Das Konzept des Open Space- und Großraumbüros
- Risiko für den Datenschutz im Großraumbüro
- Datenschutz im Großraumbüro gewährleisten
- Fazit
1) Das Konzept des Open Space- und Großraumbüros
Die Idee von sogenannten Open Space Büros ist eine moderne Abwandlung des klassischen Großraumbüros, welche bei Arbeitgebern immer beliebter wird. Open Space Büros umfassen Arbeits- und Besprechungsbereiche, aber auch Ruhezonen für die Mitarbeitenden. Große Bürobereiche werden hier durch Inneneinrichtung und mobile Elemente voneinander getrennt, wobei trotzdem eine insgesamt offen gestaltete Fläche und Atmosphäre bestehen bleibt.
Arbeitgeber schätzen an diesem Konzept, genau wie im Fall von Großraumbüros, besonders die kurzen Kommunikationswege und den abteilungsübergreifenden Austausch, welcher so stattfinden kann. Doch wie es meistens der Fall ist, birgt diese Strategie neben ihren Vorteilen auch erhebliche Nachteile und Risiken, insbesondere in Sachen Datenschutz.
2) Risiko für den Datenschutz im Großraumbüro
Ein Bewusstsein für Datenschutz ist im Großraumbüro unerlässlich
Der am Großraum- und Open Space Büro geschätzte, schnelle, offene Austausch zwischen Kollegen, sowie die Fusion der Arbeitsbereiche, kann datenschutztechnisch zum Problem werden. Das Hauptproblem besteht in diesem Zusammenhang darin, dass Unbefugte an Daten gelangen, welche nicht für ihre Augen bestimmt sind. Unbefugte können sowohl Kollegen als auch Externe sein.
Zum einen sind die Arbeitsbereiche im Großraum- und Open Space Büro meist nicht klar genug voneinander getrennt. Die Bildschirme der Mitarbeitenden sind oft für eine Vielzahl an Personen ersichtlich. Dadurch kann es passieren, dass sensible Informationen, wie Kündigungsschreiben oder Gehalts-
abrechnungen, sichtbar werden. Im Zweifelsfall können Geschäftsgeheimnisse oder -strategien so publik werden. Besonders brenzlig wird es, wenn Mitarbeitende beim Verlassen des Arbeitsplatzes nicht darauf achten, dass Bildschirme gesperrt und vertrauliche Unterlagen weggeschlossen werden. Weiter besteht dadurch ein datenschutztechnisches Risiko, dass im Großraum- und Open Space Büro Gespräche, die mitunter vertraulich sind, einfach mitgehört werden können.
All das hat nicht nur gravierende Datenschutzverletzungen zur Folge, auch negative Konsequenzen für das Betriebsklima sind möglich.
3) Datenschutz im Großraumbüro gewährleisten
Rückzugsräume ermöglichen Diskretion
Um solche Gefahren und Risiken einzudämmen, sollten von der Arbeitgeberseite einige Maßnahmen ergriffen werden. Dazu zählen Dinge wie Sichtschutzfolien auf Bildschirmen oder blickdichte Vorhänge. Aber auch die generelle Reduzierung von Dokumenten in Papierform und der Einsatz von passwortgeschützten Druckern zählen dazu. Weiter ist es wichtig, neben den Großraum- und Open Space Büros, den Mitarbeitenden auch Rückzugsräume zur Verfügung zu stellen. Diese dienen der Kommunikation sensibler
Daten, beispielsweise im Rahmen von Mitarbeitergesprächen oder Telefonaten. Idealerweise sollten vertrauliche Informationen generell nur dem Kreis an Personen zugänglich gemacht werden, für welchen sie auch bestimmt sind. Externen sollte gar nicht bzw. nur in Begleitung der Zutritt zu den Büroräumen ermöglicht werden.
Alle im Büro tätigen Personen sollten bestenfalls zur Verschwiegenheit verpflichtet werden.
4) Fazit
Um Datenschutz also auch im Großraum- und Open Space Büro zu gewährleisten, sind diverse organisatorische Maßnahmen, wie eine entsprechende Einrichtung und die Bereitstellung von Rückzugsmöglichkeiten, nötig. Dort wo Datenschutz und Vertraulichkeit besonders wichtig sind, weil dort mit sehr sensiblen und schützenswerten Informationen gearbeitet wird, wie etwa in der Personalabteilung oder Geschäftsführung, ist es vorteilhaft, diese in separaten Büroräumen unterzubringen. In erster Linie ist jedoch die Sensibilisierung der Mitarbeitenden essentiell. Ohne grobe Nachlässigkeiten und einem erweiterten Bewusstsein für Datenschutz, können die Gefahren reduziert und Datenschutzverletzungen eingedämmt werden.
Melden Sie sich gerne bei uns, wenn Sie noch weitere Fragen haben oder weitere Unterstützung benötigen.
Einige Gedanken haben wir aus folgendem Beitrag übernommen: Datenschutz bei New Work und Open Spaces.