Organigramme sind in Organisationen beliebt, um ihre verschiedenen Abteilungen und/ oder Zuständigkeiten von Mitarbeitern zu visualisieren. Das kann sowohl internen als auch externen Personen dabei helfen, einen schnellen Überblick über die Organisationsstruktur zu gewinnen.
Übersicht
- Einführung
- Was gilt es zu beachten?
- Fazit
1) Einführung
Sowohl Kunden, Bürger, als auch neue und bereits länger beschäftigte Mitarbeiter von Organisationen können von Organigrammen profitieren. Will ein Bürger beispielsweise seine Ausweisdokumente verlängern, kann er mithilfe eines entsprechenden Organigramms einfach und schnell den richtigen Ansprechpartner im Bürgerbüro identifizieren. Wie bereits erwähnt können aber auch für bestehende Beschäftigte Organigramme praktisch sein. Besonders ein abteilungs-übergreifender Austausch kann dank Ihnen häufig einfacher erfolgen, da auch Mitarbeiter
so unkompliziert Kontakt zu entsprechenden Kollegen aufnehmen können.
Um Organigramme zu erstellen, ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten notwendig, welche datenschutzrechtlich zu prüfen ist. Vor der Erstellung sollten Organisationen deshalb den Umfang des Organigramms klären und festlegen, um auch den datenschutzrechtlichen Voraussetzungen gerecht zu werden.
2) Was gilt es zu beachten?
Generell gilt es, das Minimalprinzip zu beachten. Organisationen sollten nur die minimal erforderlichen personenbezogenen Daten von Mitarbeitern in einem Organigramm teilen. Angaben zum Namen, Position und Abteilung, sowie zu dienstlichen E-Mail-Adressen und Telefonnummern sind hierbei gestattet, da diese für eine Kontaktaufnahme erforderlich sind. Gemäß Art. 6 Abs. 1 der DSGVO besteht von Seite des Arbeitgebers ein berechtigtes Interesse, diese Daten zu verarbeiten und in ein Organigramm einzupflegen, um die oben genannten Vorzüge eines solchen zu ermöglichen.
Genaue Details über die Beschäftigten oder über ihr Leben außerhalb des Arbeitsverhältnisses gehören nicht in Organigramme. Auch Bilder von ihnen sind zur Zweckerfüllung nicht notwendig. Um Bürgern beispielsweise eine einfache und schnelle Kontaktaufnahme zu Mitarbeitern des Bürgerbüros zu ermöglichen, ist es nicht notwendig, ein Bild von diesen mit in das Organigramm einzupflegen. Will eine Organisation trotzdem Bilder im Organigramm verwenden, ist es unabdingbar, eine Einwilligung der davon betroffenen Beschäftigten einzuholen.
Auch Dinge wie interne Hierarchien sind für Externe nicht von Relevanz. Diese sollten deshalb nicht in Form eines Organigramms für sie visualisiert werden. Dahingegen kann eine Darstellung von Hierarchien für neue Mitarbeiter durchaus hilfreich sein, um rasch einen Einblick in die Strukturen ihrer neuen Arbeitsstellen zu erlangen. Besonders wichtig ist es deshalb, abzuklären, ob nur interne oder auch externe Personen Zugriff auf das Organigramm haben sollen.
3) Fazit
Um die datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen einzuhalten, sind Verantwortliche immer in der Pflicht, abzuwägen, ob die im Organigramm zur Verfügung gestellten Daten für dessen angedachten Zweck erforderlich sind. Die Verwaltung und Pflege der Organigramme liegt im Verantwortungsbereich der Personalabteilung bzw. Geschäftsführung.
Diese sollten die Organigramme regelmäßig prüfen, um etwa ausscheidende Mitarbeiter unverzüglich aus dem Organigramm zu entfernen. Organisationen, die Organigramme einsetzen wollen, sollten das bestenfalls in Abstimmung mit ihrem DSB machen, um Fehler und unzulässige Strukturen zu vermeiden.
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Einige Gedanken haben wir aus folgendem Artikel übernommen: Organigramme in Unternehmen und Unternehmensgruppen.