Die automatische Emailarchivierung

Wer kennt es nicht? Heutzutage schreiben wir deutlich häufiger Emails statt Briefe – es geht schneller, ist unkomplizierter und auch deutlich günstiger (man bedenke, dass die Deutsche Post das Porto immer nur nach oben korrigiert). 

Aber kein E-Mail-Versand ohne sich über die Archivierung Gedanken zu machen. In vielen Unternehmen wird hier auf eine revisionssichere Archivierung der Mails gesetzt, um handels- und steuerrechtlichen Anforderungen gerecht zu werden (§ 257 HGB, § 147 AO). Demnach müssen bestimmte Dokumente für zehn Jahre aufbewahrt werden. Eine revisionssichere Archivierung, die den rechtlichen Anforderungen entsprechen soll, muss zwingend sicherstellen, dass an den zu archivierenden Dokumenten keine Veränderungen mehr vorgenommen und diese nachträglich eben nicht bearbeitet werden können. 

Bewerbungen 

Auch Bewerbungsunterlagen werden heutzutage oft per Mail verschickt und unabhängig davon, ob es zu einer Einstellung oder einer Absage kommt: der Umgang mit diesen Unterlagen ist ebenfalls von den Vorgaben des Datenschutzgesetzes betroffen. 
Zum Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses dürfen Verantwortliche personenbezogene Daten von Beschäftigten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses verwenden, wenn „für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder nach Begründung des Beschäftigungsverhältnisses“ notwendig ist (§ 26 (1) Satz 1 BDSG). Auch Bewerber zählen in diesem Fall zu den Beschäftigten (§ 26 (8) Satz 1 BDSG). 

Das bedeutet im Umkehrschluss, dass die Unterlagen nur so lange aufbewahrt werden dürfen, bis eine Entscheidung über das Beschäftigungsverhältnis getroffen ist. Anschließend haben die Unternehmen die Daten zu löschen (Art. 17 (1a) DSGVO). 

Im Falle einer Absage ist recht bekannt, dass Unterlagen nur bedingt aufbewahrt werden dürfen: 
– falls die Person ihre ausdrückliche Einwilligung gegeben hat, bis zum Zeitpunkt ihres Widerrufs oder 
– mind. zwei Monate nach Erstellung des Absagebescheids, da es nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz zu Klagen kommen kann. 

Was nicht sehr bekannt ist: auch bei Einstellungen kann eine (Teil-)Löschpflicht greifen, da nach dem Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg keine „pauschalen Übernahmen“ erfolgen dürfen. Es dürfe nur das übernommen werden, was zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. 

Das Problem hierbei 

Oft werden im Postfach die Emails nicht sortiert und nach Betreff, Themenbereich und schon gar nicht nach Archivierungsfrist sortiert. So geschieht es schnell, dass per Mail eingegangene Bewerbungsunterlagen mit den anderen (wichtigen) Dokumenten revisionssicher archiviert werden. 

Dass dies jedoch nicht den vorher beschriebenen Anforderungen entspricht, ist leider offensichtlich. 

Was ist also zu tun? 

Wir empfehlen Ihnen unbedingt, Bewerbungsunterlagen nicht mit der revisionssicheren Archivierung zu sichern. Stellen Sie stattdessen sicher, dass sie löschbar bleiben und vor allem auch fristgerecht gelöscht werden. Es empfiehlt sich beispielsweise, ein zusätzliches „Bewerber-Postfach“ zu erstellen, in das Sie neu eingegangene Bewerbungen exportieren können. Achten Sie hierbei auch unbedingt darauf, dass keine Weiterleitung der Bewerbungsunterlagen an Postfächer, die von der Archivierung doch betroffen sind, stattfindet. Denn sonst wäre auch das extra Postfach umsonst  😊 

Quelle: Viele der Gedanken hier haben wir aus der Zeitschrift „Datenschutz-Praxis“, Ausgabe November 2021 

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