Ein häufiger Mangel in Organisationen sind Richtlinien für Multifunktionsgeräte. Hier geben wir Ihnen einen Rahmen.
Zunächst sollten Sie mit einer Richtlinie über die grundsätzlichen Voraussetzungen für die Nutzung informieren. Als zweites können Sie dann die entsprechenden Administratoren auf die Aufgaben vorbereiten.
Multifunktionsgeräte – Richtlinie 1
- Definieren Sie zunächst berechtigte nutzende Personen. Erwähnen Sie hier auch die entsprechenden Ansprechpartner bei Bedarf für weitere Funktionen.
- Nennen Sie die Funktionen, die beim Multifunktionsgerät im Druckmenü des Rechners freigegeben sind.
- Bestenfalls erwähnen Sie auch den Umweltschutz und wie schonend mit den entsprechenden Ressourcen umgegangen werden soll.
- Erklären Sie, wie das Druckmenü verwendet werden soll:
- Fall A: unmittelbar erfolgter Ausdruck (hier sollte auf die Gefahr der Verletzung von Datenschutz und Informationssicherheit hingewiesen werden.
- Fall B: Ausdruck nach Eingabe der Authentifizierung
- Definieren Sie den datenschutzkonformen Umgang von „Findlingen“ (also z.B. im Drucker liegengebliebene Dokumente) im Multifunktionsgerät .
Ein entsprechendes Muster finden Sie hier.
Multifunktionsgeräte – Richtlinie 2
- Weisen Sie darauf hin, dass bei angebotenen Weiterbildungsmaßnahmen zu den Multifunktionsgeräten teilgenommen werden soll.
- Erklären Sie das sichere Einbinden in Netzwerke, sodass ausschließlich autorisierte Personen die Multifunktionsgeräte nutzen können.
- Stellen Sie sicher, dass nur dafür autorisierte Personen die E-Mail-Funktion nutzen können.
- Definieren Sie, dass und wie entsprechende USB-Ports abgesichert werden.
- Definieren Sie, wie Menüeinstellungen nicht sichtbar und abgesichert sind.
- Stellen Sie sicher, dass eine Wartung nicht unbefugt oder unbeaufsichtigt durchgeführt wird.
- Regeln Sie die Außerbetriebnahme von Geräten.
Ein entsprechendes Muster finden Sie hier.
Bei weiteren Fragen melden Sie sich gerne bei uns!
Quelle: Viele der Gedanken hier haben wir aus der Zeitschrift „Datenschutz-Praxis“, Ausgabe 11/2022