Wie kann die Datenweitergabe sicher und richtig gestaltet werden?
Immer wieder erreichen uns Anfragen dazu, inwiefern Daten innerhalb einer Kommunalverwaltung weitergegeben werden dürfen. Wir bringen aus rechtlicher und aus praktischer Sicht Licht ins Dunkel… Im Wesentlichen unterscheidet das Gesetz zwei Kategorien von Daten: die aus dem Melderegister und die anderen. Zur jeweiligen Weitergabe müssen verschiedene Bedingungen erfüllt sein.
Übersicht
1) Datenweitergabe aus dem Melderegister
Im Bundesmeldegesetz (BMG) nach § 37 dürfen Daten aus dem Melderegister innerhalb der eigenen Verwaltung weitergegeben werden. Diese umfassen die folgende Liste von Daten nach § 34 BMG:
- Familienname,
- frühere Namen,
- Vornamen unter Kennzeichnung des gebräuchlichen Vornamens,
- Doktorgrad,
- Ordensname, Künstlername,
- Geburtsdatum und Geburtsort sowie bei Geburt im Ausland auch den Staat,
- Geschlecht,
- derzeitige Staatsangehörigkeiten einschließlich der nach § 3 Absatz 2 Nummer 5 gespeicherten Daten,
- derzeitige und frühere Anschriften, gekennzeichnet nach Haupt- und Nebenwohnung; bei Zuzug aus dem Ausland den Staat, bei Wegzug in das Ausland die Zuzugsanschrift im Ausland und den Staat,
- Einzugsdatum, Auszugsdatum, Datum des letzten Wegzugs aus einer Wohnung im Inland sowie Datum des letzten Zuzugs aus dem Ausland,
- zum gesetzlichen Vertreter (Familienname, Vornamen, Doktorgrad, Anschrift, Geburtsdatum, Geschlecht, Sterbedatum sowie Auskunftssperren nach § 51 und bedingte Sperrvermerke nach § 52),
- Familienstand; bei Verheirateten oder Lebenspartnern zusätzlich Datum, Ort und Staat der Eheschließung oder der Begründung der Lebenspartnerschaft sowie bei Eheschließung oder Begründung der Lebenspartnerschaft im Ausland auch den Staat,
- zum Ehegatten oder Lebenspartner (konkrete Daten siehe gesetzlicher Vertreter)
- zu minderjährigen Kindern (konkrete Daten siehe gesetzlicher Vertreter)
- Ausstellungsbehörde, Ausstellungsdatum, Gültigkeitsdauer, Seriennummer des Personalausweises, vorläufigen Personalausweises oder Ersatz-Personalausweises, des anerkannten Passes oder Passersatzpapiers,
- Tatsachen nach § 3 Absatz 2 Nummer 4 zu den Pass- und Ausweisdaten,
- Daten für waffen- und sprengstoffrechtliche Verfahren nach § 3 Absatz 2 Nummer 7 und 8 sowie
- Daten zum Wohnungsgeber nach § 3 Absatz 2 Nummer 10.
Die Übermittlung weiterer Daten im Melderegister an andere öffentliche Stellen ist nur dann zulässig, wenn der Empfänger
- ohne Kenntnis der Daten nicht in der Lage wäre, eine ihm durch Rechtsvorschrift übertragene Aufgabe zu erfüllen, und
- die Daten bei der betroffenen Person nur mit unverhältnismäßig hohem Aufwand erheben könnte oder von einer Datenerhebung nach der Art der Aufgabe, zu der die Daten erforderlich sind, abgesehen werden muss.
Die Einrichtung automatisierter Verfahren zur Datenübertragung an andere Stellen innerhalb der Verwaltungseinheit, der die Meldebehörde angehört, bedarf der Zulassung durch den Leiter der Verwaltungseinheit; dabei hat er die abrufberechtigten Stellen sowie die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen schriftlich festzulegen.
Die abrufberechtigte Stelle darf von der Möglichkeit des Datenabrufs nur Gebrauch machen, wenn dies im Einzelfall zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist. Rechtsgrundlage für die vorgenannten Datenweitergaben ist aus Sicht des Datenschutzes Art. 6, Abs. 1, lit. c und e DSGVO.
2) Datenweitergabe aus anderen Quellen
Die Übermittlung von Daten, die nicht aus dem Melderegister stammen, wie z.B. die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer eines Bürgers/ einer Bürgerin ist unter folgenden Voraussetzungen möglich:
- der/die Einrichtungsleiter/in entscheidet, zu welchen Zwecken und auf welche Weise diese weitergegeben werden dürfen
- die Betroffenen werden darüber informiert, dass eine Datenweitergabe stattfindet (z.B. über einen Passus in der Datenschutzerklärung auf der Website, über Hinweise auf Formularen und über Aushängen von Plakaten)
Sollten Sie noch Fragen haben oder unsere Unterstützung in Sachen Datenweitergabe benötigen, melden Sie sich gerne jederzeit bei uns.